החלק החשוב ביותר במציאת פתרון לבעיה או תהליך כלשהו הוא באמצעות אפיון צרכים.
מטרת אפיון צרכים, היא לייצר קורלציה חיובית בין רצונות הלקוח וחזונו לבין התוצר שהוא יקבל.
אפיון טוב יחסוך ברוב המקרים עלויות פיתוח, התאמות, התנגדויות בהטמעת המערכת, אי אמון במערכת ומשאבים רבים בכח אדם וכסף. אפיון טוב יאפשר ברוב המקרים לקבל החלטות טובות ואף לספק תשובות האם ניתן לחסוך בשעות פיתוח ולאתר מוצרים קיימים שיענו על הצרכים.
תהליך האפיון מורכב משני אבני דרך עיקריים.
- אפיון על - המספק תמונה כללית, סקירה על תהליכים עסקיים מרכזיים, אומדן עלויות וכיוון של הפלטפורמה/ תשתית וטכנולוגיה עליה תתבסס המערכת.
- אפיון מפורט - המספק ניתוח עומק של תהליכים, הכרה של כל יישויות המערכת, ובניה ועיצוב דוחות, מסכים וטפסים המרכיבים את המערכת.
כתיבת מסמך אפיון צריכה להיות כתובה בשפה פשוטה. לרוב הגורם שאיתו עובדים וצריך לאשר את מסמך האפיון, אינו בקיא בשפה המקובלת וחשוב להנגיש את הכתוב כך שאדם שאינו מכיר את הארגון, עסק, פירמה יבין וידע במה מדובר. אני נוהג לומר רצוי לכתוב כך שגם ילד בן 6 ידע במה מדובר.
אין צורך להימנע כלל ממושגים או שפה של עולם הפיתוח ואפיון מערכת מידע, חשוב מאוד לספק תיאור והסבר. מסירת מסמך אפיון ברור ללקוח יאפשר תיאום ציפיות מירבי או יחסוך בהסבר והתנגדויות.
מסמך האפיון יכיל בתוכו, רשימת תהליכים עסקיים, מצב קיים, הצורך הנדרש ודרישות המערכת. באפיון מפורט יוצג תרשים זרימה לכל תהליך משלב הקלט, העיבוד ועד הפלט הנדרש.
כתיבת מסמך אפיון טוב יאפשר למטמיע או למתכנת לתרגם בצורה קלה יותר את הכתוב לידי מוצר מושלם.
ראוי לציין כי מסמכי אפיון אינם מכסים 100% מהתוצר הסופי, הדבר נובע מכמה סיבות.
- פערים לא מהותיים שמתגלים בעת הטמעת המערכת.
- שינויים בסביבת הלקוח.
- תיאבון הלקוח ליכולות שהמערכת מעניקה לו.